+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

При сдаче в архив личных дел работников нужно личные карточки архивировать отдельно

При сдаче в архив личных дел работников нужно личные карточки архивировать отдельно

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 15. Формирование и оформление дел. Архив предприятия. Часть 1

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сдача в архив личных дел уволенных

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании.

Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников [1] далее - Инструкция.

Согласно п. В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет.

Для личных дел работников ст. Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации.

Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении освобождении от занимаемой должности. Именно поэтому п. Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим данные вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций.

Согласно требованиям данных нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации специалистом по кадрам. Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным.

Например, дела, завершенные делопроизводством в г. Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела.

Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве.

Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями п. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена подписана работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив [5].

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись лист - заверитель дела , в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации пропущенные и литерные номера , физическое состояние документов дела.

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается. Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1.

Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2. Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы.

Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером.

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, так как на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение структурное подразделение [6] , на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь. После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела.

Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников [7]. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например :. Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:. Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу.

Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. В некоторых организациях описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения могут не составляться в связи с отсутствием соответствующих документов.

В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.

Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях. Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др.

Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.

В организации составляется единая сводная опись дел по личному составу, то есть в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации в отделе кадров, бухгалтерии и др.

Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др. Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений.

Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы. Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы.

Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы , являются:.

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель.

Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации лицо, ответственное за архив. Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:. При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску.

На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

Данный материал публикуется частично. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Больше подборок. О компании Контакты Пользовательское соглашение Политика конфиденциальности. Имя E-mail. Выберите номер:. Другие наши издания. Рубрики в номере Правовая информация Трудовое законодательство Оплата труда Специалисты разъясняют.

Прямая телефонная линия Рабочее время Судебная практика Охрана труда Делопроизводство Консультации для всех Секреты управления персоналом Все рубрики.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; описание дела на обложке.

Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например : Начато: Например : Ф. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы. Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы , являются: приказы распоряжения по личному составу о приеме, переводе, увольнении работников, продлении перезаключении трудовых договоров контрактов ; личные дела уволенных работников [8] ; личные карточки уволенных работников форма Т-2 ; список штатно-списочный состав работников организаций; протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись.

При просмотре проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления; наличие и правильность оформления заверительной надписи дела; правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи. Банк документов. Новости 28 октября , Власти с 1 ноября повышают пособия при рождении детей.

На сколько они вырастут. С 1 ноября в Беларуси повысят бюджет прожиточного минимума. Архив новостей. Электронные версии журнала. О журнале. Email: editor otdelkadrov. Начато: На сколько они вырастут 28 октября , С 1 ноября в Беларуси повысят бюджет прожиточного минимума Архив новостей Электронные версии журнала iPad-версия.

Письмо о приеме госслужащего

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль? Войти через:.

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников [1] далее - Инструкция.

Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Как архивировать личное дело

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества ликвидационной комиссии , согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

Личные дела уволенных сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от

Архивирование трудовых договоров уволенных работников

Форум начинающих и профессиональных бухгалтеров, аудиторов, бухгалтерский форум! На форуме вы можете получить профессиональную поддержку и помощь в любых вопросах бухгалтерского учёта и налогообложения. Для размещения своих сообщений необходимо зарегистрироваться. Для просмотра сообщений выберите раздел.

Мне предстоит сдать в архив личные дела всех сотрудников, кроме генерального директора, в связи с переводом их к другому работодателю. Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора.

В личное дело сотрудника не подшиваются

Акция месяца 8 88 Добрый день, подскажите как оформить личные дела уволенных сотрудников архива как такового у нас нет, просто отдельный кабинет. В настоящее время я сделала внутреннюю опись всех документов которые есть в личном деле уволенных, поместила эту опись первым листом в ЛД, затем идут по порядку-приказ об увольнении, заявление об увольнении, доп. Все листы пронумеровала например их 40 ,и на первый лист ЛД, где ФИО сотрудника- написала начато дата, окончено дата, на 40 листах, хранить 75 лет. В таком виде возможно ЛД сдать в архив? Обязательно ли прошивать ЛД уволенных?

4 Хранение личных дел уволенных работников: как формируется дело, сроки хранения . Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. . При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят . Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно.

Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела п. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Представители компаний и граждане вправе запрашивать информацию для получения доступа к обращению в архив личных дел сокращённых работников. Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т.

Как архивировать личные карточки сотрудников

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека. Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Личные дела работников для сдачи в архив

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.

Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель конкретные сроки см. Состав личного дела Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Форум начинающих и профессиональных бухгалтеров, аудиторов, бухгалтерский форум! На форуме вы можете получить профессиональную поддержку и помощь в любых вопросах бухгалтерского учёта и налогообложения. Для размещения своих сообщений необходимо зарегистрироваться. Для просмотра сообщений выберите раздел. Если это ваш первый визит, рекомендуем почитать справку.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Комментарии 9
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. atoxdecche

    Юр.лицо и все в порядке, 6 лет так работаем и будем продолжать!

  2. Сильвестр

    Вопрос который волнует многих людей.

  3. Клавдия

    Благодарю за видео!

  4. fightravav

    Спасибо большое за информацию

  5. Игорь

    Откладывать деньги 3 года, а потом пойти и купить на них буханку хлеба Но в целом, конечно, все правильно.

  6. Нина

    Вот спасибо. Я раньше боялся, что моя довольно грозная и агрессивная псина кого-нибудь цапнет, и это будет иметь серьезные последствия. А, оказывается, там заебешься чо-то доказывать. А на ебаных алкашей из подъезда пса вообще можно тупо спускать, а потом говорить, что они спровоцировали, лол =))))))))

  7. Фирс

    Спасибо! Тоже слышал много подобных историй.

  8. Клара

    Служба это не работа .

  9. Федот

    Дрова так же продают и многое другое.

© 2018 videoderapkdownload.com